PDKS, personelin işe giriş ve çıkışını kayda geçiren sistemdir. Kartlı, parmak izli ve yüz tanımalı cihazlar ile telefondan QR ve konum doğrulamalı mobil PDKS'yi kurulum, maliyet, saha çalışanı ve KVKK açısından karşılaştırdık.
PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır. Çalışanın işe ne zaman girip ne zaman çıktığını kayda geçirir; bu kayıt puantajın, fazla mesai hesabının ve bordronun temelidir. Eskiden PDKS denince kapının yanına monte edilen bir cihaz akla gelirdi. Bugün aynı işi çalışanın cebindeki telefon da görüyor. Hangisinin size uygun olduğu, ekibinizin nerede ve nasıl çalıştığına bağlı.
PDKS nasıl çalışır?
Her PDKS üç adımda çalışır: Çalışanı tanır, zamanı ve yeri kaydeder, kayıtları bir yazılımda toplayıp rapora çevirir. Sistemleri birbirinden ayıran, ilk adımdaki tanıma yöntemidir.
PDKS türleri
Kartlı PDKS
Çalışan kendisine verilen kartı kapıdaki okuyucuya yaklaştırır. Hızlı ve yaygındır. Zayıf yanı, kartın kişiye değil cebe ait olmasıdır: Kart kaybolur, unutulur ya da bir arkadaşa verilir ve başkası yerine giriş yapılır.
Parmak izli PDKS
Kart sorununu çözer; parmak başkasına verilemez. Buna karşılık cihaz kirli ya da yıpranmış parmak izlerini okumakta zorlanabilir. Daha önemlisi, parmak izi biyometrik veridir ve KVKK açısından ayrı bir özen gerektirir.
Yüz tanımalı PDKS
Temassız çalışır ve sıra oluşturmaz. Parmak izi gibi biyometrik veri işler; ışık ve kamera açısı doğruluğu etkileyebilir.
Mobil PDKS
Çalışan kendi telefonundaki uygulamayla giriş yapar. Doğrulama işyerine asılan QR kodu, telefonun konumu ya da bağlı olduğu ağ ile yapılır. Ek cihaz ve kablolama gerekmez; şubesi, şantiyesi ya da sahada çalışanı olan işletmede aynı uygulama her yerde çalışır.
Cihazlı ve mobil PDKS karşılaştırması
| Ölçüt | Cihazlı PDKS | Mobil PDKS |
|---|---|---|
| Kurulum | Her giriş noktasına cihaz, elektrik ve ağ bağlantısı | Uygulama indirilir, QR kâğıda basılır |
| Yeni şube | Yeni cihaz ve kurulum | Şubenin konumu ve QR'ı tanımlanır |
| Saha çalışanı | Cihazın başına gelmesi gerekir | Sahadan QR ya da saha izniyle girer |
| Başkası yerine giriş | Kartlıda kolay, biyometrikte zor | Kişinin kendi hesabı; konum ve ağ kontrolü |
| Biyometrik veri | Parmak izli ve yüz tanımalıda işlenir | İşlenmez |
| Bakım | Arıza, servis, cihaz yenileme | Uygulama güncellemesi |
| Ön koşul | Cihazın çalışır durumda olması | Çalışanın akıllı telefonu olması |
Maliyeti nasıl karşılaştırmalı?
Cihaz fiyatını tek başına karşılaştırmak yanıltır. Birkaç yıllık toplam maliyete bakın:
- Cihaz: Her şube ve her giriş kapısı için ayrı cihaz.
- Kurulum: Montaj, elektrik ve ağ hattı, ilk tanımlamalar.
- Yazılım: Cihazın verisini rapora çeviren program; çoğu zaman ayrı lisans ya da yıllık ücret.
- Bakım: Arıza, servis ve cihaz yenileme.
- Kayıp zaman: Cihazın çalışmadığı günlerde elle tutulan liste ve bunun ay sonundaki düzeltmesi.
Mobil PDKS'de bu kalemlerin çoğu yoktur; maliyet genellikle kişi başı aylık ücrettir. Manageon'da mesai ücretini kişi sayısı belirler, şube sayısı fiyatı değiştirmez; güncel tutarı Personel ve Mesai sayfasındaki hesaplayıcıda kişi sayınızı kaydırarak görebilirsiniz.
KVKK açısından biyometrik veri
Parmak izi ve yüz verisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre özel nitelikli kişisel veridir (m.6). Bu verilerin işlenmesi, sıradan kişisel verilere göre çok daha sıkı şartlara bağlıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu da işyerlerinde giriş-çıkış takibi için biyometrik veri kullanılmasını ölçülülük açısından sorgulayan kararlar vermiştir: Aynı amaca daha az müdahaleci bir yolla ulaşılabiliyorsa biyometrik yöntem ölçüsüz bulunabilir.
Biyometrik cihaz kullanacaksanız aydınlatma metni, gerekiyorsa açık rıza ve verinin güvenli saklanması konusunda hukuk danışmanınızdan görüş alın. Manageon, mesai doğrulaması için parmak izi ya da yüz verisi toplamaz; doğrulama QR, konum ve ağ ile yapılır.
Mobil PDKS'nin zayıf noktaları
- Kapalı alanda konum: Bina içinde konum sapabilir. Bu yüzden işyeri ağı ikinci kontrol olarak kullanılır; konumun tutmadığı yerde kapıya asılan ya da tablette dönen QR okutulur.
- Sahte konum uygulamaları: Konumu sahteleyen uygulamalar işaretlenir, şüpheli giriş yöneticinin önüne düşer.
- İnternet kesintisi: Bağlantı yokken basılan mesai telefonda bekler, bağlantı gelince sisteme gider.
- Telefonu olmayan çalışan: Mobil PDKS'nin ön koşulu çalışanın akıllı telefonudur. Ekibinizin büyük kısmında telefon yoksa cihazlı sistem daha uygun olabilir.
Hangisini seçmeli?
- Tek girişli, kalabalık fabrika ya da depo: Turnikeyle birlikte çalışan cihazlı PDKS mantıklı olabilir.
- Birden fazla şubesi olan mağaza, restoran ya da kafe: Mobil PDKS, her şubeye cihaz kurmaktan hem daha ucuz hem daha hızlıdır.
- Saha ekibi, şantiye, temizlik ve güvenlik şirketleri: Çalışan sabit bir kapıdan geçmediği için mobil PDKS neredeyse tek pratik yoldur.
- Ofis ve hibrit ekipler: Ofiste QR ya da ağ doğrulaması, sahada saha mesaisi izni.
Sistem seçerken bakmanız gereken diğer kriterleri personel takip programı seçmenin 7 kriteri yazımızda topladık.
Manageon ile mobil PDKS
Manageon Personel ve Mesai modülünde çalışan iOS ya da Android uygulamasından mesaiye girer. Şubenin konumu ve yarıçapı tanımlanır; çalışan bu alanın içindeyken mesai açar. İsterseniz bir işyerini yalnızca QR ile çalışacak şekilde ayarlarsınız. Kim mesaide, kim gelmedi, kim geç kaldı panelde tek bakışta görünür; vardiya, izin ve puantaj aynı yerdedir.
Ekibinizi, şubelerinizi ve QR noktalarınızı kurulumda birlikte tanımlıyoruz. Mesaide ilk ay ücretsiz.
